• +7 (495) 150 18 17

Учимся писать деловые письма по e-mail правильно

 

В 21 веке, веке компьютерных технологий, деловые письма, отправляемые по почте, заменяются быстрыми и лаконичными электронными деловыми письмами. Во-первых, это оперативно, удобно, а во-вторых, электронная почта-это атрибут любого делового человека.

 

Поэтому вся переписка по всем поводам в современных организациях ведется посредством e-mail. В данных условиях все большую актуальность приобретает этикет делового письма, но не обычного, а электронного, со своими «интернетскими» нюансами.

Какие канонам электронного делового письма мы должны следовать?

1)Тема

Обязательно указывайте тему письма. Именно по теме занятой человек понимает. О чем письмо и открывать его сейчас либо время терпит. От того, насколько точно указана тема, также зависит заинтересованность получателя.

Правильная тема должна быть сформулирована в 1-4 слова.

Не стоит называть письмо «важно», «срочно». Для этого есть специальные маркеры-флажки и восклицательные знаки. Но ими злоупотреблять тоже не стоит-это нарушение делового этикета.

2)Приветствие

Не забывайте называть адресата по имени. По психологии, имя-это те самые приятные звуки, которые человек любит слышать больше всего. Многих очень раздражает обобщенное приветствие, поэтому имя-это тот инструмент повышения лояльности, который вам нужен для оперативного ответа, уважения со стороны адресата и завоевания его расположения.

3)Размер письма

Электронное письмо не должно быть длинным. Информация должна быть краткой и лаконичной. Каждую мысль письма отделяйте новым абзацем или пустой строкой. Это поможет сфокусироваться кандидату на каждой отдельной мысли.

Если письмо содержит вложенный файл, напишите об этом в письме.

4)Подпись

В конце письма обязательна подпись, которая включает в себя имя/фамилию, должность, адрес, контакты.

5)Капслоку «нет»

Ни в коем случае не употребляйте капслок в деловом письме. Создается впечатление, что вы кричите либо же слишком эмоционально реагируйте.

6)Расставьте приоритеты

Если вы объективно понимаете, что письмо писать гораздо дольше, чем позвонить, то лучше позвоните.

7) личная почта vs корпоративная

Большое внимание следует уделять разделению корпоративной и личной почты. Письму от blond007@mail.com ваш партнер/коллега/начальник вряд ли будет обрадован, поэтому, если по необходимости приходится общаться посредством личной почты имейте в виду, что ее название адресат видит.

8) будьте дружелюбны

 Помните, что по ту сторону экрана сидит живой человек, который хочет вежливости и уважения. Не отвечайте грубостью на грубость, будьте приветливы. Даже в деловом письме можно показать, что вам приятно иметь дело с собеседником.

Удачи! Мы искренне надеемся, что эта статья была полезной!

 

 

Почему выбирают центр профессионального развития «ПРОФИ-КАРЬЕРА»?

Преподаватели - ведущие специалисты в своих областях, авторы учебных пособий и статей, практикующие эксперты
Обучение проходит в самом центре Москвы, в престижном историческом здании
Центр обладает бесcрочной лицензией Департамента Образования г. Москвы
Мини-группы дают возможность получить ответы на Ваши вопросы и обменяться опытом с коллегами по обучению
Вкусные обеды, кофе-паузы и комфортную обстановку отмечают все наши клиенты
Формат обучения: по расписанию на сайте, дистанционный или корпоративный для Ваших сотрудников

Нам доверяют обучение своих сотрудников

Просмотреть всех клиентов