Общие принципы оформления документов

Приветствуем вас, дорогие читатели!

Часто в организации возникает такая ситуация, когда необходимо создать формальный документ, шаблона которого вы не имеете. Долгие поиски в просторах интернета не дают никаких результатов, а время идет.

Тогда на помощь Вам может прийти знание основных принципов составления документов, которые позволят составить документ корректно, придав ему официальный и деловой вид.

В данной статье мы будем рассматривать бумажные документы, которые, несмотря на растущую популярность в современных организациях электронного документооборота, все равно играют преобладающую роль.

Размер листа

Документ должен располагаться на листе А4 белого цвета, несмотря на размер сообщения.

Поля документа

Поля в документе несут в себе несколько значимых функций. Правильно определенные поля служат для хорошего восприятия текста, легкости чтения и эстетического восприятия документа. Практически же поля служат для подшивки документов и сохранности текста в случае обрезки и повреждения края листа. Иногда поля используются для оставления заметок, рецензий, виз и др. В некоторых производствах предусмотрена возможность оставлять пометки на полях и оставлять место для рецензии, визы, нумерации и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – 8 мм.

Левое поле служит для подшивки документов, правое и нижнее оставляют для износа краев бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

Шрифт документа

В былые времена, когда пользовались печатными машинками, не было надобности в унификации размера текста. С НТР, появлением компьютеров, а соответственно, возможностей изменять шрифты и размеры, такая необходимость возникла.

За основу следует брать размер 12, который по умолчанию стоит в большинстве текстовых редакторов.

Абзацы на документе

Существует негласное правило отделять один абзац от другого пустой строкой, что помогает лучшему освоению и восприятию информации. Это правило, на самом деле, больше приемлемо в электронной переписке, когда при чтении у получателя длинного e-mail могут уставать глаза.

Это были основные принципы составления документов.

Чаще бывает, что этих правил оказывается мало. В некоторых организациях, где серьезно относятся к оформлению документов, существует огромное количество правил и принципов, которым необходимо неукоснительно следовать. Рассказать обо всех в пределах одной статьи невозможно, поэтому приглашаем Вас принять участие в наших открытых семинарах по делопроизводству и документообороту. Ведущие семинаров - специалисты ВНИИДАД- помогут навести порядок в ваших документах!