Курс для офис-менеджеров, администраторов офиса и подразделений. Онлайн-курс повышения квалификации

В этом модуле участники возьмут в работу практические инструменты системы "Бережливый офис" и смогут обустраивать офис и приемные по принципам эргономики

• Организация работы офиса. Зонирование и обустройство офиса
• Выбор офисной мебели. Эргономика рабочего места. На что обращать внимание?
• Влияние обустройства офиса на эффективность работы и мотивацию персонала
• Организация уборки офиса. Контроль за работой клининговой компании
• Аптечка первой медицинской помощи в офисе и ее наполнение
• Концепция "Бережливый офис". Классификация потерь в офисе. 7 видов потерь в офисе. Система 5S. Организация рабочего места по системе 5S
• Гибридный и удаленный формат работы
• Цифровой офис. Цифровое рабочее пространство и цифровое рабочее место
• Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования и контроль его состояния

В результате модуля вы научитесь безупречно организовывать командировки и поездки как руководителя, так и сотрудников

• Организация деловых поездок руководителя и работников. Этапы организации
• Сбор информации и тревел-политика: начинаем готовить командировку
• Работа с предпочтениями руководителя в командировках. Как все учесть?
• Разработка оптимальных маршрутов от пункта отправления до пункта назначения
• Выбор поставщиков для организации деловых поездок
• Приобретение для работников билетов на все виды транспорта (самостоятельно и через поставщиков)
• Организация проживания работников во время деловых поездок и проживания деловых гостей организации
• Организация трансферов
• Выбор поставщиков для организации деловых поездок
• Обзор сервисов для самостоятельной организации командировок и путешествий по России
• Подготовка для передачи работникам информации, касающейся поездки: маршрут следования, места регистрации, точек пересадок, условий и правил перевозки багажа
• Организация процедуры получения виз и разрешительных документов для выезда за границу и въезда в Российскую Федерацию
• Документационное сопровождение поездок руководителя и работников

В результате модуля вы научитесь грамотно составлять технические задания для поставщиков и подрядчиков, вести базу проверенных поставщиков

• Алгоритм работы с поставщиками – действуем пошагово
• Как грамотно составить бриф или тех.задание?
• Примеры брифов и технических заданий для подрядчиков
• Проведение анализа рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации
• Мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги
• Работа с заявками на приобретение товаров и оказание услуг
• Критерии выбора подрядчиков и поставщиков
• Проверка поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности
• Организация процедуры закупки товаров или услуг
• Ведение базы поставщиков товаров и услуг
• Работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат

В этом модуле Вы научитесь грамотно вести договорную работу, изучите порядок заключения договоров, сможете грамотно осуществлять контроль исполнения условий договоров

• Как правильно организовать договорную работу? Порядок заключения договоров
• Основные виды договоров: договор купли-продажи, договор аренды, договор поставки и пр.
• Составление и оформление договоров на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда
• Регистрация и учет договоров. Автоматизация договорной работы
• Отслеживание сроков проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг
• Протоколы разногласий: как составить?
• Оформление первичных документов бухгалтерского учета. Подготовка отчетных документов в соответствии с требованиями контрагентов. Оформление счетов и актов выполненных работ

В этом модуле Вы разберете азы организации обмена электронными документами с контрагентами, а также функционал CRM-систем, их возможности

• Юридически значимый документооборот с контрагентами
• Обмен электронными документами с контрагентами. Системы электронного документооборота
• Автоматизация бизнес-процессов с помощью CRM. Функционал и преимущества CRM систем. Какие процессы компании может облегчить CRM-система? Контроль работы сотрудников и статистика в CRM
• Обучение штата работе в программе после внедрения: советы и лайфхаки

В результате модуля Вы овладеете принципами организации документооборота, разбересь в обязательных основах оформления организационно-распорядительных и управленческих документов

• Организация работы с документами
• Оформление организационно-распорядительных и управленческих документов. Реквизиты документов
• Структура и принципы организации документооборота
• Организация документооборота: входящие, исходящие, внутренние документы. Потоки документов
• Маршруты документов. Учет количества документов. Сводка об объеме документооборота
• Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. На что надо обратить внимание при регистрации документов?

В результате модуля Вы умеете управлять впечатлением о себе, разбираетесь в видах дресс-кода для деловой среды

• Почему имидж это важно? Эффект первого впечатления
• Составляющие имиджа человека и профессионала
• Факторы, способствующие положительному и отрицательному впечатлению и рабочему имиджу
• Деловой стиль и дресс-код. Требования к деловой женской одежде. Основные виды дресс-кода
• Коэффициент консервативности: что это и как его использовать?

В результате модуля Вы владеете правилами делового и речевого этикета для применения в ежедневных рабочих ситуациях, при встрече партнеров и гостей

• Специфика делового общения
• Что такое деловой этикет? Его основные правила
• Ситуации знакомства и представления
• Краткая деловая беседа Small Talk. Подходящие темы для Small Talk
• Невербальные коммуникации: жесты/позы

В результате модуля Вы знаете, как грамотно работать с гостями и посетителями в приемной, умеете применять правила офисного гостеприимства, умеете грамотно сервировать чай/кофе и угощение

• Организация работы с посетителями организации. Ведение журнала записи посетителей. Учет посетителей и оформление пропусков
• Алгоритм работы с посетителями и гостями. Правила поведения при гостях и посетителях
• Встреча и проводы гостя. Как правильно встреча/провожать гостя? Поведение в лифте, холле здания
• Подача чая/кофе и угощения. Правила сервировки чая/кофе и угощения. Очередность подачи напитков: кого обслуживать первым?
• Ситуация ожидания: встреча задерживается, как сказать об этом гостю? Обеспечение комфорта в ситуации ожидания

В результате модуля Вы овладеете основными правилами цифрового этикета, ведения эффективных дистантных коммуникаций через мессенджеры

• Цифровые коммуникации в 21 веке. Как выбрать подходящий канал коммуникации с клиентами и партнерами?
• Общение в мессенджерах .Основные правила цифрового этикета: как себя вести в мессенджерах от лица компании?
• Голосовые сообщения, звонки, сообщения – что уместно в деловой среде? Субординация в деловом мире
• Общение в соцсетях, аватарки, время отправки сообщений

В результате модуля Вы научитесь выстраивать эффективную коммуникацию, сможете грамотно управлять диалогом с помощью вопросов и избегать типичных ошибок коммуникаторов

• Восприятие и донесение информации
• Принципы донесения информации, чтобы Вас понимали
• План-структура коммуникации
• Настройка на разговор и сонастройка с собеседником
• Вопросы в коммуникации
• Завершение коммуникационного контакта
• Ошибки в профессиональных коммуникациях

В результате модуля Вы научитесь работать по стандартам телефонного общения. Научитесь навыкам активного слушания

• 6 знаний и умений для эффективного диалога по телефону
• Принципы самонастройки на конструктивное телефонное общение
• Имиджевые правила телефонного общения
• Поведенческие аспекты в телефонном общении
• Фразы-конфликтогены, которые не рекомендуется использовать
• Этапы телефонного общения при входящих звонках и их цели

В результате модуля Вы умеете использовать в своей переписке принципы и правила этикета, а также умеете составлять работающие структуры писем

• Принципы, этикет и стиль деловой переписки
• Бланки для официальных деловых писем. Реквизиты делового письма
• Основные части делового письма. Структура электронного письма
• Варианты обращений в этикете деловой переписки
• Заключительная формула вежливости
• Конструктор деловых писем. Речевые клише в переписке